Geschrieben von Niklas Tiger, aus dem Englischen übersetzt von Dominik Godat

Unternehmen: Hi5, IT-Unternehmen in Nordschweden
Website: http://www.hi5.se
Grösse: 30 Mitarbeitende
Führungskraft: Niklas Tiger
Funktion: CEO Hi5

Die Ausgangslage

Im Frühling 2012 sah sich Hi5, ein IT-Unternehmen in Nordschweden, welches ich leite, einem grossen Problem gegenüber, das über die Jahre gewachsen war. Wir versuchten es in der Vergangenheit mehrmals zu lösen, sind jedoch immer wieder daran gescheitert. Es ging um ein komplexes IT-Thema, das grössere Umstrukturierungen des Rechenzentrums zur Folge haben würde. Die Veränderungen würden sämtliche Prozesse, unterschiedlichste Technologien und beinahe alle Mitarbeitenden betreffen. Wir waren an einem Punkt angelangt, an dem wir mehr oder weniger das Gefühl hatten, dass wir die Kontrolle verloren hatten. Das Problem schien so gross, dass wir dachten, wir würden daran scheitern. Inspiriert durch kürzlich in einem Kurs erlernte lösungsfokussierte Fähigkeiten, entschieden wir uns, diese bei unserer grössten Herausforderung auszuprobieren.

Ein lösungsfokussierter Start

Der erste kleine Schritt, den ich mir vorstellen konnte, war ein lösungsfokussiertes Gespräch mit der Person, die für das Gesamtthema zuständig war. Der kleine Schritt, den er sich nach unserem Gespräch vornahm, war eine Sitzung mit allen Personen, die einen Beitrag dazu leisten konnten, um das Gesamtprojekt in kleinere Portionen zu unterteilen und jeder involvierten Person die Aufgabe zu geben, den kleinstmöglichen nächsten Schritt für die einzelnen Bereiche zu identifizieren. Wir entschieden uns zudem, die traditionellen lösungsfokussierten Werkzeuge in Projektsitzungen und gegenseitigen Coachinggesprächen einzusetzen, wie zum Beispiel das Beschreiben der gewünschten Zukunft mit allen Mitarbeitenden, das Verwenden von Skalierungen, das Erkennen des bereits Funktionierenden sowie das Fokussieren der nächsten kleinen Schritte.

Die ersten euphorischen Resultate und aufkommende Zweifel

Die ersten Resultate waren überwältigend. Innerhalb der ersten Woche entwickelte sich aus einer Hoffnungslosigkeit ein Gefühl des Aufbruchs. Da wir diesen Punkt auch schon zuvor erreicht hatten, dann aber immer wieder gescheitert waren, stellte sich die grosse Frage, ob es diesmal anders sein würde. Erschwerend kam dazu, dass grosse Veränderungen vorgenommen und gleichzeitig das Tagesgeschäft am Laufen gehalten werden musste. Das Team ging davon aus, dass das Gesamtprojekt mindestens ein Jahr dauern würde, da zu diesem Zeitpunkt immer noch unklar war, was alles getan werden musste. Die Aktivitäten würden mindestens die Neugestaltung der Prozesse, die Anpassung der Organisation inklusive der Rollen und Verantwortungen, das Redesign und die Implementierung des IT-Support-Systems sowie das Training der Mitarbeitenden umfassen.

Dranbleiben mit kleinen Schritten, die Motivation und Zuversicht geben

Wir lagen zum Glück total falsch! Nur zweieinhalb Monate später waren wir fertig: Alle Veränderungen waren umgesetzt, alle Mitarbeitenden waren darauf geschult, die Organisation war umstrukturiert und die neuen IT-Systeme waren eingeführt. Anfangs waren wir noch überzeugt, dass die kleinen Schritte nur einen Start darstellen könnten und wir anschliessend wieder zum “normalen” Projektmanagement übergehen müssten. Da die kleinen Schritte funktionierten und Motivation und Zuversicht gaben, blieben wir auf diesem Weg. Die Dynamik der kleinen Schritte in Richtung der gewünschten Zukunft war wie eine Lawine. Einmal ins Rollen gekommen, war sie nicht mehr zu stoppen. Jedes Mal, wenn wir unsicher wurden oder uns verloren fühlten, sammelten wir wieder all das, was schon funktionierte, und machten uns bewusst, was bereits umgesetzt war. Mit der daraus gewonnenen Zuversicht definierten wir erneut die kleinstmöglichen Schritte in Richtung Ziel. Sobald wir wieder wussten, was zu tun war, konnten wir in der Regel kaum warten, dies umzusetzen. Die kleinen Schritte waren äusserst inspirierend und haben Spass gemacht. Und plötzlich merkten wir, dass wir keine anstehenden Aufgaben mehr haben und fertig waren!

Lernerfahrungen

Folgende Schlüsselelemente waren ausschlaggebend:

• Die anstehenden Aufgaben wurden durch die Fokussierung auf kleine nächste Schritte verständlich und umsetzbar.
• Die Erfolge bei der Umsetzung der kleinen Schritte haben Spass gemacht und ein spürbares Resultat erzielt. Diese Erfolge haben wiederum weitere nächste Schritte ermöglicht.
• Beinahe alle Mitarbeitenden waren involviert und konnten ihre Ressourcen einbringen sowie zum Erfolg beitragen.
• Die Teilerfolge auf dem Weg wurden mit allen gefeiert, was wieder einen Energieschub in der Gruppe auslöste.